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大阪のオカンがトライアスロンするブログ

小学生のオカンがトライアスロンを楽しむ日々を書き連ねておりまする。

 

このようなビジョンをもって活動しています

緊急状態を抜けましたのでブログ休み終了です(^-^)

忙しくても毎日何かを書き発信することは
自分のためなので続けていきたいですが、

それがブログとなると重いこともあるので
(前提を知らない方含め不特定多数が見るから)
状況によってはこうして休み、
Facebookのみで短文を発信するようにしています。

この間は他の方のブログを読むのも止めているので
情報に乗り遅れたりしますが(^^;



さて、何に集中していたかというと、もちろんラブトラの準備です。
(仕事も要集中状態にはありますが...)


大会開催を今週末に控え、
関係者はみな作業に追われています。

そういうことってあまり公開されないので
選手からすると「大変なんだろなー」くらいにしか感じないのですが、
それはそれは気が狂いそうな忙しさなんですよ(笑)


前もって進めてきていても
直前にしか決まらないことも多々あるし、
直前に変わっちゃうこともあるし、
直前に飛び込んでくるものもあるし、
直前は選手からの問い合わせが集中するし。


大会運営はそれ専門のイベント業者さん以外はほぼ全員が本職を持ってやっていますので、
平日仕事が終わってから夜中までかかって
書類を作ったり選手やボランティアさんへのメールに返事したりしています。

大会前2週間は、メインスタッフは睡眠を削るしかない状況です。



ちなみに地方の大会で「それ専門のイベント業者さん」が入ることは稀です。
そんな予算がないので。
みな、ボランティアです。

だからと言って、「ボランティアでやってるから」という甘えが許されるわけではないので
みな必死です。


ここ、なかなか理解してもらえないところかもしれません。
私も理解するのに時間がかかりました。

「えっ、こんな大きなイベントなのに、みんなボランティアで運営してんの!??」と。


もちろん企画運営に企業が入っている大会もありますが、
それだって利益目的ではないのです。
それ単体での利益ではなく業界の発展のためにやっているのです。

エントリー費の高さは利益を出すためではありません。それだけかかるのです。
スポンサー名の掲出が目につく?スポンサーメリットを出さなければどうしてお金を出してもらえるでしょうか。

多くの大会は単体では赤字です。
地方自治体の補助金や各種団体(競輪とか商工会議所とか)からの援助があって初めて成り立ちます。

ここは多くの方が誤解しているところです。
利益を出そうと思ったらもっと効率のいい事業をします。



そこまでして何故大会を運営するか?

トライアスロンの発展のために他なりません。




しかしながら、想いだけでは作れないのも現実。
経験と勘で作り上げているので属人化が進み、(属人化=その人しかやり方を知らない、ということ)
「教えてる暇がないから現場で覚えて!」となり
毎回試行錯誤、毎回人手不足、毎回現場判断。

ここまで書いたら怒られるか?(笑)
いやでも「みんな仕事もってやってる」んだからそうなるってのは
選手にも知ってて貰ってもいいと思う。
だからって運営がまずくても許してってんじゃなくて、
「お客様」気分で参加してるならちょっと考えは改めて頂きたいな、と。



一方で、それ(属人化)を改善したいと思う人達もいて、
少しずつではありますがノウハウを形にしていく流れも生まれてきています。

そのひとつが、関係文書の体系化とテンプレート化。
大会運営において関係者に共有すべき情報の項目を一覧にし、
テンプレートに沿って文書の中身を作成していく。

これにより、何を決めないといけないか、何を書かないといけないかを考える時間や手間が省かれ、
中身の充実に注力することができます。
かつ、人によって書かれている項目にバラツキが出ることがなくなり、
他大会の優れた知恵やノウハウを取り入れ大会品質を上げることができます。



私は大会運営には関わり出して1年のペーペーですが、
過去多くの企業の業務分析とfit&gap分析、
あるべき業務フローの作成と業務マニュアルの開発に携わってきました。
かつ、イベント屋であった経験もあります。
私ができることで、大会運営を楽に、良く、するお手伝いができるのではないか。

トライアスロン選手として知り合った人達の中には
審判や運営側として携わる人も多くいます。
彼らと、そんな思いを共有し、
テンプレートの開発を進めています。


今回、ラブトラの運営においても、
そのテンプレートを使ってマニュアルやタイムテーブルを書きました。

裏方資料なので公開はしませんが、少しだけ。

マニュアルの目次:




タイムテーブル:





今回のマニュアルファイルの数々。今回のマニュアル数は22。

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スタッフの皆さんには、専用サイトを通じてこれらのマニュアルを共有します。
トライアスロンという競技の特性上、マニュアルはどうしても多くなりますが、
配置リストと同時に公開するので、各自が参照すべき情報は3~4ファイルです。




ここまでやっている大会はあまりないかもしれません。
でも、ここまでやって、やっとたくさんのスタッフがうまく動けると思っています。

スタッフの情報量を均一にし、
現場判断や本部への確認を極力減らす仕組みづくり。



マニュアルテンプレートは無料で提供します。
ただ、使用に当たっての考え方の説明会や作成勉強会を実施する場合は、
交通費実費頂く可能性もあります。
関東にも仲間がいるので、そちらでも対応可能なように今後進めていきます。

大会関係者の方、ご興味あればFacebookからご連絡ください。
すでにいくつかの大会で適用されています。
ちなみにトライアスロンに限らず、です。



たくさんの大会で使って頂けるテンプレートを目指し、
仲間と日々頑張ります(^-^)


ちなみに本業もやってること一緒です(笑)
対象と業界が違うだけ。
業務分析とTo-Beの構築と適用指導など。コンサルタントです。
仕事の思考トレーニングにもなっているので
この活動は趣味と実益兼ねているのですw


さあ、大会までもうひと踏ん張り頑張ります!
台風よ、頼むからどっかいってくれー!!!!!

( º дº)<キエェェェエエェェェ
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Theme : トライアスロン * Genre : スポーツ * Category : 大会運営

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