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大阪のオカンがトライアスロンするブログ

小学生のオカンがトライアスロンを楽しむ日々を書き連ねておりまする。

 

トライアスロン大会運営の準備はシステム開発に近い

一体誰に向けての記事なのだという自己疑問はさておき(笑)


最近気づいたことです。


システム開発をする時に、
まず「こんな機能が欲しい!」「こんなことをしたい!」という欲求要求があって、

でもそれら全部をシステム化するのではなく、
そのうち本当にシステム化するものを決定し、その概要を「要件」として定める作業を要件定義と言います。



この要件定義のためには、
関わっている様々な立場の人や企業を明らかにして、
その利害を調整しながら、
目的を達成する仕組みを作っていくわけですが、

これが、トライアスロン大会運営の始めの企画設計作業にとても似ていると気づきました。

トライアスロンだけでなく他のスポーツ大会でもそうなのですけど、
3種目それぞれの特性をもつ場所の制約があるトライアスロン大会においては、
特に顕著だと思われます。



まず、3種目を行える場所、
そこを管理する自治体や団体や企業、
そこで生活する人、そこを利用する人や企業がいて、
公道を使うなら警察、国土交通省、消防との調整。
交通規制をするか否か、いかにするか、警備は、緊急時は。
漁業者との調整、漁業中止に係る調整費は。

どのカテゴリをやるか、
コースの長さ、周回の長さ、ドラフティングにならない人数は、ウェーブの数、ウェーブ間隔、等々の計算で
安全定員数が決まる。
(定員数には、受け入れられる宿数や交通機関も関係)

会場費、設備費、物品、イベント業者、設営業者、
itu公認大会なら支払うべき管理運営費があるし、
賞金賞品、当日はボランティア頼りと言えども人件費もある、等々で費用がでる。

もちろん、選手のエントリー費でまかなえる額でないことは強調しておきます。

ゆえに、スポンサー獲得、スポンサーメリットの創出、スポンサーによる制限、が発生。
運営の支援をしてもらうための各団体にも、それぞれの利害がある。


それらステークホルダー(利害関係者)の利害を調整しながら、

「トライアスロン大会」を開催し、

選手を集め、安全に大会を運営する、という目的を達成します。


その先にある大目標は、
地方活性化であったり、当該地域でのトライアスロンの発展であったり、大会ブランドの確立であったり様々でしょうが、

大会そのものは決して大きく黒字が見込めるものではなく、
(アイアンマンとかは分かりませんが少なくとも日本の大会は)
一部の選手が思うような「選手」=「お客様」の関係ではアリマセン。
まあ、ここは脱線。



この、多数のステークホルダーとの調整をしながら、
やること、やらないことを決め、

コースや会場配置とスケジュールを定め、

選手というエンドユーザーに迷いなく大会システムを利用してもらうために、

設備やスタッフや掲示物にどのような機能を持たせるかを定義し、
数と機能と配置を決め、
ボランティアさんがその機能通りに動いてくれるように設計し、
設計通りにプログラミング(の代わりにマニュアルを作って説明)する。

(ただ、システム開発のようにテスト=リハーサルはまずできない)


当日起こりうるイレギュラーも事前に設計しておき、
スケジュール変更や距離調整プログラムも用意しておく。

エンドユーザーからの問合せに対応出来るヘルプ機能、
大きなエラーにならないような設計
(コースロストしにくいコース設計や人員配置、事故発生時にすぐに対応出来る緊急時フローの設計と関係者への対処周知、棄権時に誤計測とならないようリーダーへの計測箇所の認識共有などなどなど)



これら、大会運営における要件定義、基本設計、詳細設計が、
大会準備活動の全てです。


だいたい、コアメンバー5人くらいでどこもやっているようです(笑)
しかもみんな仕事持ちながら(笑)



とんでもないでしょ!!!(笑)



これを大会運営経験だけでやるのは大変ですよ。
しかも一般企業でPM経験がある方が入ってるとも限りません。


IT系にお勤めで、
特に上流工程の経験豊かなトライアスリートがいらしたら、
きっと良い視点で運営活動に携わって頂けると思いますよ。
エンドユーザー視点もあるわけですからね。

ボランティアですけど、、、(笑)



大学生をプロジェクトに入れるといいと思うんですけどね。
プロジェクトリーダーとして何大会か経験して、
PMができるレベルになれば、充分履歴書に書けますよ。

大学生向けのイベント運営プロジェクトリーダーセミナーでもやろうかしら。
某大学のトライアスロン部の監督さん、いかがですか?(笑)




システム開発工程の最適化をナリワイとする身からの
戯言でした。

大会運営そのものにはなかなかガッツリ関われませんが、
せめてドキュメントのテンプレート化や
仕組み作りなどでお手伝いしますよ(^-^)
遠方でもメッセンジャーで動画会議や勉強会もできますし!

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* Category : 大会運営

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